همه ی ما در طول هفته به فعالیت های متعددی دست می زنیم که از نظر میزان اهمیتی که دارند با هم متفاوت هستند، برخی از این کارها مستقیم و برخی هم به طور غیرمستقیم در نیل به اهداف مؤثر می باشند و بعضی دیگر هیچ گونه ارتباطی با هدفهای ما ندارند، یعنی فقط برای اینکه کاری بکنیم، آنها را انجام داده ایم.

بنابراین دومین قدم در مدیریت زمان تعیین و تعریف فعالیت ها و اقدام ها برای رسیدن به اهداف تعیین شده و اولویت بندی آن ها براساس تقدم زمانی و ضرورت و اهمیت هر کدام از آنهاست.

برای اینکه بهتر بتوانیم کارها و فعالیت های خود را اولویت بندی کنیم، پیشنهاد می کنیم آن ها را به چهار دسته تقسیم بندی نماییم.

? اولویت بندی کارها

1) کارهایی که با اهمیت و اضطراری هستند:

در این طبقه کارهایی قرار می گیرند که هم نیازمند یک اقدام فوری هستند و هم دارای نتایج حائز اهمیتی می باشند. بحران ها و مشکلات شخصی و خانوادگی از این طبقه هستند، با کارهایی که در این دسته قرار می گیرند مجبوریم کنار بیاییم و گرنه عوارض آنها گریبان ما را می گیرد.

البته باید توجه جدی داشته باشیم که نباید بگذاریم همه همت و تلاش ما صرف این گونه امور شوند وگرنه هر روز با بحران جدیدی روبه رو خواهیم شد و دیگر فرصتی برای سایر کارها باقی نمی ماند. بیماری ناگهانی یکی از اعضای خانواده، تغییر ناگهانی امتحان پایان سال و ترم و تصادف های خودرو، از این دسته هستند.

2) کارهایی که فوری و اضطراری نیستند، اما مهم هستند:

فعالیت و کارهایی که در این طبقه قرار می گیرند به هدف ها، رسالت و نقش های زندگی مربوط می شوند، اما مجبور نیستیم همین حالاو با فوریت آنها را انجام دهیم و می توانیم آنها را به زمان دیگری موکول کنیم، اما در هر حال لازم است آنها را انجام دهیم، یاد گرفتن کار با رایانه، رفتن به یک رستوران یا سینما با همسر خود، خرید لباس یا کتاب غیردرسی و از این قبیل امور.

3) کارهایی که فوری و اضطراری هستند، اما مهم نیستند:

این قبیل امور فوری و اضطراری هستند، اما مهم نیستند و محتوای این قسمت مورد علاقه ی دیگران است و بیشتر خوشایند آنان، اما نکته مهم در اینجاست که این امور نه تنها مهم نیستند، بلکه هیچ گونه ارتباطی با اهداف ما ندارند و حتی بعضی وقتها مانعی بر سر اهداف ما خواهند بود. دوستی زنگ می زند یا پیامک می دهد که همین حالا در پارک فلان منتظر تو هستم، دوست دیگری برای خرید لباس عروسی یا دامادی نیاز به همراهی دارد و از این قبیل.

4) کارهایی که نه اضطراری و فوری هستند و نه مهم:

در این طبقه بیشتر کارهایی قرار می گیرند که انجام دادن یا ندادن آن ها چه حالا و چه در وقت دیگر تفاوتی ندارد و هیچ گونه سود و زیانی به حال ما و اهداف ما و رسالتهای ما در زندگی ندارد و بیشتر باعث اتلاف وقت می شوند.

مثل اصرار به دیدن فلان سریال، اصرار بر حضور در ورزشگاه برای دیدن مسابقه فلان تیم، وقت گذرانی و پاساژگردی با دوستان یا به تنهایی و از این امور.

انسان های موفق هیچ گاه اجازه نمی دهند وقت و عمر عزیزشان صرف امور مربوط به قسمت های سوم و چهارم شود و یا حداقل وقت بسیار کمی را صرف این امور می کنند و چنین انسان هایی سعی می کنند وقت مفیدشان را بین فعالیت های قسمت اول و دوم به صورت متناسب و با توجه به هدفهایشان صرف کنند.

ما باید تلاش کنیم که همه وقت خود را صرف فعالیتهای قسمت اول کنیم، بلکه باید در راستای اهدافمان به فعالیت قسمت دوم نیز بپردازیم.

به یاد داشته باشیم که اگر اهداف و آرمان مشخصی در زندگی نداشته باشیم به آسانی در دام امور اضطراری گرفتار می شویم و به یک انسان شرطی، واکنشی و غیرمؤثر مبدل خواهیم شد که فقط در مقابل امور اضطراری و مهم واکنش نشان می دهد و نسبت به امور مهم، اما غیراضطراری بی تفاوت خواهد بود، این چنین انسانی نه تنها انسان کامل و موفقی نیست، بلکه از مواهب زندگی نیز بی بهره خواهد بود.

خواننده عزیز، حالا در بخش دوم لیستی از دسته بندی کارهای هفته آینده خود براساس درجه بندی یاد شده تهیه کنید و یا همین لیست ها را در مورد کارهای هفته گذشته انجام دهید تا ببینید چقدر از عمر را تلف کرده یا درست حرکت کرده اید؟

? رعایت اولویت ها

سومین قدم برای مدیریت بر زمان، رعایت اولویت ها است، یعنی چگونگی اختصاص وقت به اولویت های زندگی خود را مشخص کنیم.

برای این کار ساعاتی را که در روز و هفته یا ماه در اختیار داریم، تعیین کرده و ابتدا کارهای مهم و فوری (کارهای مربوط به قسمت اول) را در بهترین زمان های موجود انجام داده و سپس وقت مناسبی را برای کارهای مربوط به قسمت دوم اختصاص دهیم، چنانچه وقتی باقی ماند به قسمت سوم نیز وقت بدهیم و از زمان های مازاد برای کارهای قسمت چهارم اختصاص دهیم یا اصلاً وقتی به آنها اختصاص ندهیم.